年間500時間の帳票業務を50%削減。

小田エンジニアリング様の営業・管理部門では、日々発生する多種多様な帳票の作成と管理が、業務を圧迫する大きな要因となっていました。見積書、請求書、注文書といった定型的な書類から、製造現場への指示書、品質検査書に至るまで、そのすべてがExcelで作成されていました。

「この案件の帳票作成に使えそうな類似案件って、どれかなぁ…」

帳票作成のたびに、過去の類似ファイルを探し出し、コピーして内容を書き換える。このプロセスには、常に「探し出す時間」と「定型の項目を記入する時間」、さらには「変更・削除漏れによる入力ミス」のリスクがつきまといました。

また、作成後のファイル保管も各人の裁量に委ねられていたため、管理面でも多くの課題を抱えていました。

「あの案件の見積書、最終版はどれだっけ？」

一つの案件で、見積書を複数回提出するのは日常茶飯事です。そのため似たような帳票も多く、後から経過を判断するのは、担当者でさえ難しい場合も。また保管忘れや保管場所の間違いも頻発し、必要な時に必要な書類が見つからない、という事態も少なくありませんでした。

「この指示書、フォーマットが少し違うな…」

顧客や案件によっても必要な情報が異なるため、レイアウトに若干の修正を加えることは頻繁にあります。しかしフォーマットの管理も各担当者任せとなっているため、修正後のフォーマットを使いまわしてしまうことで、同じような案件でも、担当者間でレイアウトの差が拡大していきます。結果、書面上から必要な情報を探し出すのに時間がかかります。

一つ一つは小さな手間でも、日に数十回と繰り返されることで、その負荷は雪だるま式に膨れ上がります。わずか4〜5名の部門にもかかわらず、全員で合わせると1日に数時間が、こうした付加価値を生まない帳票関連業務に消えていました。

今回の実装において最もこだわったのは、金型というオーダーメイド品を専門に扱う小田エンジニアリング様の業務遂行に必要不可欠な、「柔軟性」の徹底した追及です。

1. 自動入力後の「手動修正」を許容

案件情報から定型項目を自動入力した後、あえてスプレッドシートのままユーザーに表示。イレギュラーな案件にも、担当者が自由に内容を追記・修正したり、配置を変更できるようにしました。

2. 現場主導の「レイアウト変更」

帳票のひな形は全てスプレッドシートで管理。これにより、「顧客名」や「案件名」といった自動入力の定型項目の配置は、弊社に依頼することなく、現場の管理者がいつでも簡単に変更できるように設計しました。

3. 「例外」を許す管理体制

突発的に発生する、どうしても自動入力には対応できないような特殊レイアウトの帳票も、管理対象に含められるようにしました。完全手動でファイルを作成して所定のフォルダに保管、その情報をシステムに登録すれば、他と同じように一覧画面で一元管理できるようにしました。自動入力は利用できませんが、作成後は他帳票と同様に管理できることで、「いざとなれば何とでもなる」という安心感につながり、ひいては新しいシステムへの信頼を生むと考えたからです。

4. 様々な帳票へ簡単に拡張可能

現場には無数の帳票がありますが、すべてを一気にシステムに取り込むと、業務が混乱する可能性があります。そのため、当初は 見積書、請求書、注文書などの基本的な帳票のみを対象としました。そして慣れてきた段階で、比較的簡単な修正で対象を他の帳票に自由に拡張できる設計としました。

自動化あるあるですが、あまりにも全自動化してしまうと、人間が介入する余地がなくなってしまい、柔軟な対応ができなくなります。これは、少量多品種やオーダーメイド対応が必要な場合は望ましくありません。そのため、要所要所で適切に人間が介入できる必要があるのですが、この柔軟性も行き過ぎてしまうと、管理が煩雑になったり、意図せずデータの破壊につながる可能性もあります。そのため、業務やユーザーの状況に合わせたバランス点を見出す必要があります。

少し脱線しましたが、今回はこういった徹底した柔軟性の確保により、比較的スムーズに導入と定着を進めることができました。実際、導入後数か月で、他の帳票に運用対象を拡張することができました。